Økonomimodel for Børn & Unge
Med bevillinger og udbetalinger i ét overblik får ledelsen det optimale grundlag for præcis budgetstyring.
Udfordringen
Området for børn og unge er kendetegnet ved høj økonomisk usikkerhed. Anbringelser er den mest udgiftstunge post, og prisen kan variere kraftigt: Fra en netværkspleje eller almen plejefamilie til et opholdssted eller en sikret institution. En enkelt afgørelse kan derfor flytte kommunens budget markant, uden at det nødvendigvis var forudset i budgetlægningen.
Samtidig ændrer bevillinger sig løbende gennem året, fordi barnets situation udvikler sig, og private og regionale tilbud kan justere deres takster med relativt kort varsel.
Der går desuden ofte tid, fra en sagsbehandler træffer en afgørelse, til den slår igennem i økonomisystemet. Ledelsen ser derfor et forbrug, der allerede er forældet i forhold til de reelle forpligtelser, kommunen har påtaget sig. DUBU er kilden, når der laves forecast for den resterende del af budgetperioden. Bygges forecastet på forkerte eller forældede registreringer i DUBU, kan selv små afvigelser over få måneder vokse sig store, med risiko for ubehagelige overraskelser for både den administrative og den politiske organisation.
Hvad det er
Økonomimodellen for Børn & Unge er ledelsens genvej til kontrol over økonomien. Modellen sammenstiller data fra DUBU og kommunens økonomisystem (Prisme eller Opus) i ét dashboard under Organisationens Digitale Tvilling, så ledelsen får et præcist og brugervenligt billede af den økonomiske situation på området.
Hvad det gør konkret
| Feature | Funktion | Udbytte |
|---|---|---|
| Overbliks kort | Viser antallet af borgere der modtager ydelser, summen af bevillinger registreret i DUBU og summen af det der faktisk er udbetalt via kommunens økonomisystem (Prisme eller Opus). | Ledelsen får med det samme et præcist billede af, hvor stor afvigelsen er mellem det bevilgede og det udbetalte beløb, for eksempel en afvigelse på cirka 22 mio. kr. |
| Udvikling i afvigelse mellem bevilling og udbetaling | Viser måned for måned, hvad der er bevilget, og hvad der er udbetalt, samt den akkumulerede afvigelse over tid. | Giver ledelsen et tidligt signal om, at bevillinger i DUBU skal korrigeres, så forecastet for den resterende budgetperiode holder. |
| Borgere med størst afvigelse | Viser de borgere med størst afvigelse mellem bevilling og udbetaling, med direkte link til fagsystemet for hver borger. | Gør det let at fokusere indsatsen der, hvor risikoen og forbedringspotentialet er størst. |
| Overblik over antal borgere pr. ydelsestype | Viser udviklingen pr. måned i antallet af borgere pr. ydelsestype samt det samlede beløb, der udbetales pr. ydelse. | Gør det let at følge udviklingen og effekten af forskellige tiltag. |
| Sagsopslagstabel | Gør det let for sagsbehandlere at slå konkrete borgere op i DUBU eller økonomisystemet, hvor der er identificeret en afvigelse. | Binder ledelsens overordnede tal sammen med det operationelle niveau, så det bliver enkelt at igangsætte de korrigerende tiltag, der sikrer valide tal fremover. |
Hvem det er til
Kommunens øverste ledelse på Børn & Unge området, herunder centerchef, stabschef og myndighedschef.
Afdelingschefer og sagsbehandlere, der arbejder med økonomisk styring og procesoptimering.
Kan vi ikke bare lave det selv i vores eget BI-værktøj?
- Det sammenstiller data fra DUBU og kommunens økonomisystem helt ned på borger og udbetalingsniveau, en granularitet der ikke findes i almindelige BI-værktøjer.
- Det driftes og vedligeholdes af Case By Case. Kommunen skal ikke afsætte egne ressourcer til integration, opdatering eller BI-kompetencer internt.
- Det leverer opdaterede tal, klar til brug i budgetstyringen, uden manuel bearbejdning.
- Det er bygget til ledere uden en BI-baggrund, med færdige visualiseringer skræddersyet til opgaven.
Sådan kommer man i gang
Det tager typisk cirka to uger at etablere Økonomimodellen for Børn & Unge teknisk, hvorefter der bør regnes med yderligere cirka to uger til den organisatoriske implementering, hvor ledelsen tager løsningen i brug i den daglige praksis. Case By Case bistår i hele forløbet, fra opstart til organisatorisk implementering, og sørger for det praktiske med at etablere adgang til data fra både DUBU og kommunens økonomisystem (Prisme eller Opus).