Procesoptimering
med LEAN
Vi identificerer spild i arbejdsgangene, og rådgiver om, hvordan det reduceres.
Sådan arbejder vi
Vi har årelang erfaring med at arbejde i og med kommuner. Vi kender fagsystemerne. Vi kender lovgivningen. Og vi kender de udfordringer, der opstår, når arbejdsgange og registreringer varierer på tværs af en organisation.
Vores metode bygger på principperne for Lean procesoptimering: Først etablerer vi en ensartet praksis på tværs af organisationen. Når arbejdsgangene og registreringerne er på plads, bruger vi data til at skabe mere effektivitet, ikke omvendt.
I får en rådgiver, der bliver i processen: Fra første kortlægning, til arbejdsgangene er forankret, og data kan bruges til reel styring i hverdagen.
Vores metodiske grundlag
Analyser skaber først værdi, når de omsættes til konkret forandring. Metoden bygger på tre samvirkende elementer:
- Data som retning: Data anvendes til at kvalificere, hvor problemerne er størst, og hvor variationen og spildet opstår.
- Menneskelig adfærd som nøgle til forandring: Adfærdsdesign anvendes til at forstå vaner, barrierer og friktioner, der forhindrer god praksis.
- Struktur og systematik gennem LEAN: LEAN tankegangen giver sprog og struktur til at se, hvordan opgaver bevæger sig gennem organisationen.
De otte spildtyper
Når der opstår brud i kæden mellem medarbejdere, for eksempel ventetid, dobbeltarbejde eller misforståelser, opstår der spild. Vi bruger de otte klassiske spildtyper som en analytisk linse til at identificere strukturelle problemer, ikke til at placere skyld.
Overproduktion
At levere mere eller tidligere, end der er behov for.
Eksempel: Rapporter eller notater, som ingen bruger.
Ventetid
Når mennesker, sager eller systemer venter på næste trin.
Eksempel: En medarbejder venter på godkendelse fra en leder eller data fra et andet system.
Transport
Unødig flytning af dokumenter eller information mellem steder.
Eksempel: Data, der tastes ind flere gange i forskellige systemer.
Overforædling
At gøre mere ved en opgave, end der er nødvendigt.
Eksempel: For detaljerede sagsnotater eller dobbeltkontrol af allerede kvalitetssikret information.
Lager
Ubehandlede sager eller opgaver, der venter i kø.
Eksempel: En lang sagsbunke eller en venteliste af borgere.
Bevægelse
Unødvendige bevægelser i arbejdsdagen.
Eksempel: At klikke rundt i mange systemer for at løse én opgave.
Fejl og omarbejde
Fejl eller manglende kvalitet, der kræver rettelser.
Eksempel: Forkert registrering i fagsystemet, som skal rettes igen.
Ikke udnyttet potentiale
Når medarbejdernes viden og ideer ikke bruges.
Eksempel: Forslag til forbedringer, der ikke bliver hørt eller taget alvorligt.
Disse spildtyper findes ikke, fordi medarbejdere ikke vil gøre det godt, men fordi struktur, systemer og instrukser gør det svært at gøre det rigtige.
Iterativ og hypotesedrevet
Tilgangen er iterativ og hypotesedrevet: Der opstilles en klar hypotese, den afprøves i et afgrænset forløb, og resultatet evalueres, før tiltaget eventuelt sendes videre til fuld implementering.
Vi gør jer selvhjulpne
Vi arbejder ud fra princippet om at gøre kommunen så selvhjulpen som muligt. Vi overfører i videst muligt omfang kompetencer og viden om best practice til kommunen. Målet er, at kommunen efter udarbejdelse af de første tre arbejdsgange er selvkørende.